Den Prozess modellieren

Ein Online-Dienst besteht aus mehreren Bausteinen. Eines haben wir bereits kennengelernt: das Formular. Die anderen Bausteine laufen teilweise im Hintergrund ab oder sind für die Antragsstellenden nicht so präsent wie das Formular. Gleichwohl spielen sie eine besondere Rolle, denn sie bilden den Prozess, der dem Antrag zugrunde liegt, ab. Sie ermöglichen den korrekten Ablauf, indem Sie die Authentifizierung, die Bezahlung oder auch die Ausgabe der Daten in das benötigte Format ermöglichen.

Der OZG-Hub bringt bereits alle Bausteine, die Sie für die Erstellung eines EfA-konformen Online-Dienstes benötigen, mit. Diese Module bieten Ihnen eine große Freiheit, da sie individuell eingesetzt und gleichzeitg je nach Bedarf angepasst werden können.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen die benötigten Prozess-Schritte zu identifizieren

Manchmal ist es hilfreich, wenn wir den antragstellenden Personen ein paar Informationen vorab zur Hand geben.

Zum Beispiel, ob eine Authentifizierung mit BundID oder MUK nötig ist. Oder, ob Dokumente hochgeladen werden müssen.

Dies gibt den Antragstellern die Möglichkeit, vorab alle relevanten Informationen und Dokumente zusammenzutragen.

Aber: Je intuitiver, einfacher zu bedienen der Antrag ist, desto einfacher machen Sie es für die antragstellenden Personen. Daher stellen Sie sich die Frage, ob die Informationen wirklich hilfreich sind. Und erstellen Sie die Info-Seite zuletzt.

Nicht immer, aber oftmals ist es nötig, dass sich die Nutzenden eindeutig identifizieren müssen. Dies geht digital auch mit dem Personalausweis, genauer mit der integrierten Ausweisfunktion, oder mit Elster. Unternehmen identifizieren sich mit Mein Unternehmenskonto.

Wenn Sie eine Identifizierung benötigen, ist dies einer der benötigten Prozessbausteine.

Die Authentifizierung findet in der Regel gleich zu Beginn des Prozesses statt.

In der Regel beinhaltet ein Bürgerdienst ein Formular mit dem alle relevanten Informationen abgefragt werden.

Wie Sie ein Formular konzipieren und mit dem Formulardesigner erstellen, erfahren Sie im vorherigen Schritt.

Wichtig: Wenn Dokumente hochgeladen werden müssen, geschieht dies ebenfalls über das Formular.

Müssen die Bürgerinnen und Bürger für den Dienst eine Gebühr errichten, benötigen Sie einen Prozessbaustein Bezahlung. In der Regel wird dies recht spät im Prozess eingefügt.

Wollen Sie den Nutzerinnen und Nutzern eine Übersicht des ausgefüllten Antrags anbieten?

Soll es zudem die Möglichkeit geben, diesen noch einmal zu bearbeiten?

Oder soll es vielleicht sogar die Möglichkeit zur Zwischenspeicherung geben? Für all dies gibt es die passenden Bausteine.

Muss zum Schluss der fertige Antrag zur weiteren Bearbeitung an die Sachbearbeitung in ein Fachverfahren übergeben werden?

Dann benötigen Sie die Anbindung an eine Schnittstelle, die dies ermöglicht. Beim OZG-Hub ermöglicht dies die FIT-Connect-Schnittstelle, die Sie ganz zum Schluss Ihrem Prozess hinzufügen.

Soll der Nutzer eine Kopie seines Antrags als PDF im Postfach der BundID erhalten? In diesem Fall benötigen Sie Prozessbausteine, die genau dies ermöglichen: PDF Erstellung und Nachrichtenversand an das Postfach der BundID.

Den Prozess in Eclipse einfach umsetzen

Arbeiten mit BPMN 2.0 in Eclipse

Technische Voraussetzung

Zur Prozessmodellierung werden folgende lokale Entwicklungswerkzeuge verwendet:

IntelliJ IDEA (oder vergleichbare IDE) als Entwicklungsumgebung
Eclipse mit Activiti-Plugin, um BPMN-Modelle zu erstellen
git zur Versionsverwaltung
Deployment via OZG-Hub-Gradle Tool
Java SE Development Kit 17

Damit diese Entwicklungswerkzeuge zusammenspielen können, wird eine Vorlage zur Prozessmodellierung eingesetzt (https://github.com/OZG-Hub/ozghub-process-template). Das Gradle-Plugin wird über mehrere JSON-Dateien konfiguriert. Die Prozessmodelle, Skripte und Formulare werden in der vordefinierten Ordnerstruktur abgelegt.

Ein Modul einbinden

Die verschiedenen Module (User Tasks, Service Tasks, Script Tasks) können Sie in Eclipse via Drag&Drop dem Prozessmodell hinzufügen. Anschließend konfigurieren Sie die einzelnen Tasks gemäß den Angaben, die Sie in der Dokumentation für Online-Dienst Hersteller finden. Bei dem Formular-Task müssen Sie bspw. den FormKey des anzuzeigenden Antragsformulars benennen. Bei dem Service Task "Nachricht an BundID versenden" können Sie den Betreff, Inhalt und Anhänge konfigurieren.